Rapat Efektif untuk Sekretaris

MBAK Santi, saya Ratna. Saat ini saya bekerja sebagai sekretaris di sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa komunikasi. Tiap minggu kami selalu mengadakan rapat rutin mingguan untuk evaluasi kerja kami. Bagaimana cara me-manage rapat agar bisa berjalan dengan baik? Karena tiap kali rapat, ada saja kendala sehingga tidak bisa berjalan sesuai waktu dan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Ratna Kusumawati
Pedungan, Denpasar Selatan

 

Dalam kehidupan organisasi sering kita temui bahwa acara rapat merupakan acara yang paling menyiksa. Hal ini disebabkan, misalnya jam rapat sering molor, rapat sebagai ajang saling menjatuhkan antar anggota organisasi, rapat sebagai ajang aktualisasi diri tanpa toleransi dan sebagainya. Situasi semacam ini jelas akan sangat mengganggu pencapaian maksud dan tujuan rapat itu sendiri.

Sebagai sekretaris, rapat hendaknya dikelola dengan baik, dan rapat berjalan dengan baik bila memenuhi kriteria berikut.

- Tepat waktu dalam memulai rapat

- Agenda rapat dirumuskan atau disusun secara baik

- Tiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain. Inti dari komunikasi yaitu bahwa komunikasi dapat berjalan lancar bila ada rasa saling menghargai walaupun kita kurang setuju. 

- Adanya partisipasi dari peserta rapat. Rapat tidak akan berjalan bila peserta pasif, terutama untuk rapat yang membutuhkan ide dari para peserta untuk memecahkan masalah atau pengambilan suatu keputusan. Dengan demikian, peserta tidak hanya sebagai pendengar yang baik, tetapi berpartisipasi dalam mengemukakan pendapat atau suatu masalah yang dibicarakan dalam rapat.

- Bersifat terbuka, dalam arti bersedia menerima kritik dari peserta lain tanpa emosi, dan memberikan saran tanpa harus memaksakan saran tersebut. Tidak melihat siapa yang berbicara, tetapi tiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

- Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

- Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta yang lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas lainnya.

- Tiap argumen pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas. Peserta lain akan bosan mendengar uraian kita yang tak tentu arah tujuannya sehingga maksud yang ingin disampaikan menjadi kabur.

- Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro kontra pendapat. Pemimpin tidak boleh membiarkan keadaan seperti itu berlanjut, namun harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan dengan baik atau dapat diambil suatu kesimpulan.

- Selalu ada kesimpulan. Untuk rapat yang bertujuan memecahkan masalah atau mengambil suatu keputusan, harus ada kesepakatan untuk mengakhiri rapat dengan kesimpulan yang diambil berdasar argumen yang diajukan.

 

Ringkas

Secara ringkas syarat rapat yang baik dapat terlihat dan ditentukan oleh unsur-unsur berikut ini:

1. Adanya pimpinan rapat yang mempunyai kualifikasi.

2. Adanya anggota rapat yang berpartisipasi aktif.

3. Adanya notulis yang mampu membuat notulen rapat.

Mudah-mudahan bermanfaat. Bila kebetulan suatu saat Anda dipercayakan untuk memimpin rapat, pahami dan hayati syarat di atas agar rapat menjadi efektif dan berhasil.